Skuteczność technik zarządzania sobą w czasie
W dzisiejszym świecie niejednokrotnie można doświadczać, że 24 godziny są niewystarczające do tego, by wykonać obowiązki zawodowe, rodzinne i towarzyskie, znaleźć czas na odpoczynek oraz sen. Czas od tysięcy lat obliczany jest tak samo, gdzie tydzień ma 168 godzin, a jeden dzień aż 1440 minuty. Zaskakujące są więc głosy sygnalizujące, że czas płynie szybciej. Być może to pewnego rodzaju usprawiedliwienie dla nie wykonania licznych obowiązków, braku zachowania równowagi w zarządzaniu sobą w czasie lub niewystarczającej uważności na zachodzące zmiany w otaczającym świecie? Możliwe jest też to, że mnogość informacji i opcji wyboru nie pozwala skoncentrować się na tym, co istotne. Doświadczając trudności w organizacji czasu pracy, wiele osób poszukuje strategii, które pozwolą efektywnie „zarządzać czasem”. Kluczowe jest zatem pytanie, czy te techniki mają jakikolwiek sens?
Efektywność technik „zarządzania czasem”
Z jednej strony część badań nad efektywnością treningu „zarządzania czasem” (zob. Green, Skinner, 2005; Häfner i in., 2014) wskazuje na pozytywny efekt tego typu działania dla poprawy funkcjonowania pracowników, czy uczniów, chociażby w zakresie obniżenia poziomu stresu. Z drugiej strony można zaobserwować też to, że osoby, które podjęły wysiłek zrealizowania tego typu kursu czy przeczytały poradniki na ten temat, wciąż zmagają się z problemem „braku czasu”. Czy zatem techniki te są zawodne, czy raczej motywacja do ich stosowania jest niewystarczająca i brakuje wdrożenia konkretnych nawyków do codziennego życia?
Fundamentalna różnica w podejściu do „zarządzania czasem”
Stephen Covey (2022) wskazuje na cztery główne stadia rozwojowe zarządzania sobą w czasie. Pierwsza generacja dotyczy listy zadań, która uwzględnia aktywności do wykonania. Druga generacja polega na używaniu kalendarza i terminarza, co stanowi próbę przewidywania planowania przyszłych zadań. Atrybutem trzeciej generacji jest konieczność ustalania priorytetów, systemu wartości i porównywania ważności działań w stosunku do ustalonych wartości. Czwarta generacja różnicuje „zarządzaniem czasem” od „zarządzania sobą w czasie”. Wydaje się, że ostatnia generacja wyjaśnia, dlaczego skupianie się wyłącznie na technikach „zarządzania czasem” nie przynosi często pożądanych rezultatów. Kluczowe jest odczuwanie zadowolenia z wykonywanych zadań, a zatem sama lista, czy określenie terminów pod względem priorytetów nie pozwala na wskazanie własnych oczekiwań, co jest źródłem wpływu jednostki na otaczającą rzeczywistość, a tym samym zwiększa motywację do konkretnego działania.
Technika, która pozwala robić rzeczy we właściwym dla siebie czasie
Jak już wskazano powyżej, mnogość możliwości niejednokrotnie jest niekorzystna, dlatego zostanie przedstawiona wyłącznie jedna technika zarządzania sobą w czasie, która bezpośrednio odnosi się do idei czwartej generacji.
Matryca zarządzania czasem przedstawia cztery sposoby, w jakich człowiek zazwyczaj spędza czas. Dostrzec w niej można dwa główne czynniki: pilność i ważność, które mają dwa bieguny, odpowiednio pilne-niepilne oraz ważne-nieważne (zob. rys. 1). Zadania pilne są na ogół łatwo dostrzegane, bo wymagają natychmiastowego działania. Na przykład kończący się termin oddania pracy zaliczeniowej czy raportu jest sprawą pilną. Dźwięk dzwonka do drzwi lub wiadomości SMS jest także sprawą pilną, ale niekoniecznie ważną. Ważność oznacza rezultaty podejmowanych działań, dotyczy wartości i celów. Tym samym sprawy ważne i pilne dotyczą kwestii kryzysowych, naglących lub mających przyporządkowaną datę ich zakończenia. Zadania pilne, ale nieważne mogą dotyczyć tego, co rozprasza uwagę, np. ulubiony sposób spędzania czasu w momencie wielu ważnych i pilnych zadań, nagłe telefony, mejle, nieprzewidywalne spotkania, które mogłyby odbyć się w innym czasie itp. Wśród aktywności ważnych, ale niepilnych wyróżnić należy to, co dotyczy codziennej aktywności, budowania relacji, poszukiwania nowych możliwości, czy odpoczynku. W sprawach niepilnych i nieważnych należy uwzględnić elementy codzienności, stan zapracowania, czynności pożerające czas, np. oglądanie seriali, niektóre przyjemności oraz pewne telefony, korespondencje itp.
Rys. 1. Matryca zarządzania czasem.
Charakterystyka matrycy zarządzania czasem sugeruje konieczność analizy wykonywanych czynności pod względem czasu ich wykonania i wartości jaką wnoszą. Wydawać się może, że opracowanie tego planu jest czasochłonne i pracochłonne, a w momencie, gdy panuje powszechny deficyt czasu, uzupełnienie tej matrycy nie ma sensu. Tymczasem daje to możliwość zobaczenia, czy zachowana jest proporcja zadań w każdej ćwiartce, czy brak czasu nie wynika z tego, że zbyt bardzo pochłaniają nas sprawy pilne, które dotyczą problemów i kryzysów. Matryca pozwala zastanowić się nad tym, które czynności są ważne…Może dla dobra poprawy jakości życia warto zainwestować czas w ustalenie priorytetów życiowych, by nie tracić godzin na wykonywanie wyłącznie spraw pilnych i ważnych oraz niepilnych i nieważnych?
Literatura
Covey, S.R. (2022). 7 nawyków skutecznego działania. Inspirujące lekcje doskonalenia wewnętrznego i twórczych relacji z innymi. Rebis
Green, P., & Skinner, D. (2005). Does time management training work? An evaluation. International Journal of Training and Development, 9(2), 124-139.
Häfner, A., Stock, A., Pinneker, L., & Ströhle, S. (2014). Stress prevention through a time management training intervention: An experimental study. Educational Psychology, 34(3), 403-416.
